eHerkenning in Amsterdam bespaart tijd en geld

In Amsterdam kunnen kunstondernemers die subsidie hebben ontvangen, hun verantwoording online indienen via eHerkenning. Advocaten en notarissen kunnen erfpachtgegevens inzien. Bijvoorbeeld om na te gaan of de huiseigenaar de erfpachtvergoeding heeft betaald. En sinds kort kunnen ze ook persoonsgegevens opvragen met eHerkenning.

Wat levert het op?

  • Veelvuldig gebruik van eHerkenning
  • Gemeente bespaart jaarlijks ongeveer 2 fte en 200.000 euro
  • Veel minder fraudegevoelig
  • Gemak: bellen en/of langskomen bij de balie is niet nodig

Wat was de aanleiding?

Amsterdam wilde aan de iNUP-verplichting voldoen om vóór 2015 aangesloten te zijn op eHerkenning. Het past ook goed in de dienstverlening van de gemeente, vertelt informatiemanager Marjolein Debets: ‘We willen het ondernemers graag makkelijk maken. Via eHerkenning kunnen ze altijd direct gegevens raadplegen. Formulieren kunnen we voor een deel al voor ze invullen. En producten, zoals uittreksels en afschriften, kunnen eenvoudig online worden aangevraagd en betaald.’

Daarnaast had de gemeente behoefte aan een betere beveiliging. Debets legt uit hoe het vroeger werkte: ‘Ondernemers belden met het Klant Contact Center voor gegevens. We moesten er dus op vertrouwen dat we met de juiste persoon te maken hadden. Hoewel we nooit gekke dingen hadden meegemaakt, wilden we van dit systeem af. Ook omdat de telefoontjes ons veel dure belminuten kostten.’

Wat hebben ze gedaan?

Debets inventariseerde bij alle afdelingen en diensten met klantcontacten of zij behoefte hadden aan eHerkenning en zo ja, hoe en waarvoor ze het wilden gebruiken. ‘Niet alle wensen konden worden gerealiseerd, omdat daarvoor een koppeling met het Handelsregister is vereist. En die ontbreekt helaas nog. Een aantal diensten konden we wel uitvoeren.’

‘We begonnen met kunstondernemingen, die subsidie hadden gekregen van de gemeente. Zij moeten jaarlijks verantwoording afleggen. Dit is aardig wat werk, maar nu we de gegevens die al bekend zijn bij ons hadden ingevuld, scheelt dat tijd. Voordat we deze dienst aanboden, hebben we de ondernemers benaderd om ze uit te leggen hoe het werkt. Inmiddels dienen alle kunstondernemers hun rapportage online in.’

Na de kunstondernemers, volgden de notarissen en advocaten. ‘Ook van deze doelgroep hadden we een eigen naw-bestand. We waren dus niet afhankelijk van het Handelsregister. De koppeling met eHerkenning en erfpachtgegevens was dus snel gemaakt.’

Voordat de ondernemers erfpachtgegevens kunnen inzien, moeten ze zich authenticeren met eHerkenning. Vervolgens kunnen ze de gegevens direct raadplegen. De dienst voorziet in een grote behoefte. Jaarlijks worden deze gegevens zo’n 25.000 keer ingezien door circa 100 professionals. 

Naar aanleiding van dit succes, kunnen advocaten en notarissen binnenkort ook online persoonsgegevens aanvragen. Het gaat om het aanvragen van een uittreksel uit de Basisregistratie Personen (BRP), een afschrift van een akte uit de Burgerlijke Stand en een Staat van Inlichtingen. Ondernemers kunnen de producten online betalen. ‘De aanvragen komen gecheckt en betaald bij ons binnen en dat bespaart ons ook veel werk.’

En de kosten?

De implementatie van het traject kostte ongeveer 6 maanden en 50.000 euro (projectleiding, organisatie, aansluiting op eHerkenning). Aansluiten van diensten op eHerkenning gebeurt centraal, via de afdeling Dienstverlening. ‘Doordat we dit in één hand hebben gehouden, blijven de kosten beperkt. Een aansluiting op eHerkenning kost niet zoveel. Voor minder dan 5.000 euro ben je klaar. Maar als een aantal afdelingen of diensten dit doet, kunnen de bedragen aardig oplopen. Mijn advies aan andere gemeenten is dan ook: organiseer het centraal.’